1、年会的筹备部门一般为公司的行政或人事部。所以首先第一步应该与主管领导沟通：1）是否举办年会？很多单位因为经营情况或其他客观因素会以发放福利的形式取消年会。2）何时举办年会？很多公司会在1月份，因为12月份结束后各项经营数据出来，财务做完分析才能举办年会进行总结。有的公司则习惯选在春节放假前举办；如果是集团下属项目公司往往选在集团公司年会结束后，领导返回项目举办，以传达集团公司会议精神。3）沟通年会预算这个是你在举办年会前需要沟通的最基本，也是最重要的一部分，这决定了你年会的性质和方向。年会预算高，那你的选择性强，酒店选择四星五星级，年会节目你可以大胆创意，服装道具租赁，节目排演质量、抽奖奖品价值都可以往高了做；但年会预算有限，那就只能将总预算摊分至人头，按照标准去选择举办场地，选择节目内容、创意不花钱的抽奖小妙招等。总之你需要花小钱办大事，这其实是最难的。沟通这些问题时一定要会察言观色，知道领导的言外之意。
2、场地的调研按照你的预算你要进行场地的调研，主要调研以下几点：1）根据公司参会的大致人数来调研年会场地的容量，场地尽量开放。不要遮挡，这样造成一种其乐融融的场面，年会忌讳给领导搞个雅间。2）其次需要确定舞台的位置，与酒店沟通能否提供舞台搭建，LED大屏，音响等，如果不能提供做好标记。3）距离远近，按照员工住所来确定酒店的位置以方便员工前往。4）按照用餐标准要求酒店给出菜单5）最后是酒店的卫生、服务、环境评价等酒店调研应该至少调研3家以上，注意到现场拍照、留好酒店经理名片，然后制作酒店调研比价报告供领导参考，最终应综合比较给领导提供一个最佳方案供领导定夺。年底公司举办年会的特别多，如果确定好了需要尽快预定
3、方案酒店确定好后就需要制定年会方案啦！一般年会方案需要包含以下要素：1）年会一般会分两部分：一部分是总结表彰，由各部门领导进行年度工作回顾，总经理进行致辞，然后总结表彰，即颁奖仪式。这一部分整体较为正式，庄重。第二部分就是联欢了，演出+宴饮，穿插抽奖、游戏等环节，形式可以自由活泼，但是需要主持人贯穿整场。2）年会时间：具体日期一般刚开始是暂定，但是整个会议的时间点在方案中应该有所体现。3）地点：确定好地点时，应该在方案中也把交通方式一并体现，比如是员工自驾前往，还是公司统一班车往返等。4）人员：与会人员是哪些人，是否邀请业务部门、客户、兄弟单位、集团领导等。5）各活动环节策划设计，各活动环节的负责人员，及各活动环节的截止日期等。6）大致物料罗列（总结表彰环节——奖杯、证书、锦旗、条幅、音响设备等；联欢环节：服装、道具、化妆、奖品、游戏物料、喷绘、LED、音响设备、氛围布置等）7）预算分解。还有一个要素即年会主题，年会主题往往与17年的工作基调及18年的公司布局分不开。方案一旦通过，那你的年会筹备工作也就正式拉开序幕！
